Las noticias sobre la comisión de delitos de Soborno y de Corrupción, tanto en el sector Privado, como en el sector Público, puso la lupa sobre este problema que ha sido catalogado por la población como uno de los principales problemas de Colombia.
Por las circunstancias anteriores, y con el propósito de establecer políticas de protección para las unidades de producción y empleo que son las EMPRESAS, se concluyó que era primordial para el Estado proteger a las compañías de los delitos ya citados.
Con base en lo expuesto, la Superintendencia de Sociedades, decidió que era imperativo para sus empresas vigiladas y haciendo énfasis en sectores con altos factores de riesgos, la implementación de Programas de Transparencia y Ética Empresarial para prevenir los riesgos de Corrupción y Soborno Transnacional.
Ética y Transparencia Empresarial
La ética empresarial es el comportamiento que los dueños, directivos y empleados realizan su labor conforme a los principios corporativos y a las normas vigentes.
Y la transparencia, es la manera de realizar los negocios por parte de una empresa conforme a unos valores que indican el cumplimiento de una comunicación cálida, fluida, expresa, sin dilaciones y sin actuaciones debajo de la mesa.
Estas aproximaciones a unas definiciones de ética y transparencia empresarial, definen la inclusión de un Programa de Transparencia y Ética Empresarial, que permiten partiendo de cada empleado conforme al autocontrol prevenir conductas y riesgos de Soborno (nacional y transnacional) y de Corrupción.
¿Qué es el programa de transparencia y ética empresarial?
Este programa abarca la política de cumplimiento y procedimientos específicos del oficial de cumplimiento para prevenir, identificar, detectar, gestionar y mitigar los riesgos asociados a la corrupción y soborno transnacional que puedan impactar a una organización.
Por otro lado, el riesgo de soborno transnacional implica la posibilidad de que una persona jurídica, a través de sus empleados, contratistas, administradores o asociados, ofrezca, prometa o entregue sumas de dinero, objetos de valor u otros beneficios a un funcionario público extranjero. Esto se hace con el propósito de influir en sus acciones relacionadas con funciones en negocios o transacciones internacionales.
Ante estos riesgos, es crucial que todas las empresas, independientemente de su obligación normativa, implementen un Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE). Este enfoque no solo garantiza la continuidad y sostenibilidad de la empresa, sino que también fomenta relaciones de confianza con los grupos de interés y protege la organización frente a situaciones que podrían afectar su capital reputacional.
¿Para qué sirve la ética empresarial?
Es un comportamiento de los propietarios, directivos y de todos los empleados de la empresa que permite brindar a la organización de un ambiente de cumplimiento legal y reputacional que busca entregar certeza de que todas las operaciones comerciales o no se realizan de manera segura, clara, transparente, por encima de la mesa y agregando valor.
Nuestro código penal y las normas internacionales de las cuales es sujeto activo nuestro país ha determinado que se deben establecer Programas de Ética y Transparencia Empresarial.
¿Quienes están obligados a implementar sagrilaft?
Ámbito de Aplicación del PTEE
- Sociedades vigiladas por la superintendencia de sociedades que: (i) Al 31 de diciembre del año anterior, hayan realizado negocios o transacciones internacionales de cualquier naturaleza, directamente o por intermediario, contratista o por sociedad subordinada o sucursal, con personas naturales o jurídicas extranjeras de derecho público o privado, iguales o superiores a 100 SMLMV. (ii) Al 31 de diciembre del año anterior, haya tenido Ingresos Totales o Activos iguales o superiores a 30.000 SMLMV. (se debe cumplir ambas condiciones para estar obligado a implementar el PTEE).
- Las empresas que: (i) Al 31 de diciembre del año anterior, directa o indirectamente (consorcios, UT´S, entre otros) hayan celebrado contratos con entidades estatales con una cuantía igual o superior a 500 SMLMV y (ii) sociedades que pertenezcan a cualquiera de los sectores que a continuación se relacionan y que cumplan el requisito señalado para cada sector así:
¿Qué empresas están obligadas a presentar información a la supersociedades?
Sector Farmacéutico
- Que su actividad económica se desarrolle dentro de los códigos CIIU 2011,2100,3250 y 4645
- Que, al 31 de diciembre del año anterior, haya reportado ingresos totales iguales o superiores a 3.000 SMLMV o Activos iguales o superiores a 5.000 SMLMV.
Sector Infraestructura y Construcción
- Que su actividad económica se desarrolle dentro de los códigos CIIU 4111,4112,4210, 4220 o 4290.
- Que, al 31 de diciembre del año anterior, haya reportado ingresos totales iguales o superiores a 3.000 SMLMV o Activos iguales o superiores a 5.000 SMLMV.
Sector Manufacturero
- Que su actividad económica se desarrolle dentro de los códigos CIIU 1020, 1030, 1040, 1051, 1063, 1071,1072, 1081, 1082, 1083, 1084, 1089, 1090, 1391, 1399, 1410, 1420, 1430, 1512, 1521, 1522, 1701, 1640, 2013, 2014, 2030, 2219, 2410, 2651 y 2826.
- Que, al 31 de diciembre del año anterior, haya reportado ingresos totales iguales o superiores a 3.000 SMLMV o Activos iguales o superiores a 5.000 SMLMV.
Sector Minero-Energético
- Que su actividad económica se desarrolle dentro de los códigos CIIU B05, B07 y 4662.
- Que, al 31 de diciembre del año anterior, haya reportado ingresos totales iguales o superiores a 3.000 SMLMV o Activos iguales o superiores a 5.000 SMLMV.
Sector Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
- Que su actividad económica se desarrolle dentro de los códigos CIIU 6120, 6130, 6190, 6209.
- Que, al 31 de diciembre del año anterior, haya reportado ingresos totales iguales o superiores a 3.000 SMLMV o Activos iguales o superiores a 5.000 SMLMV.
Sector de Comercio de Vehículos, sus partes, piezas y accesorios.
- Que su actividad económica se desarrolle dentro de los códigos CIIU 4511, 4512, 4530 y G4541.
- Que, al 31 de diciembre del año anterior, haya reportado ingresos totales iguales o superiores a 3.000 SMLMV o Activos iguales o superiores a 5.000 SMLMV.
Sector actividades auxiliares de servicios financieros
- Que su actividad económica se desarrolle dentro de los códigos CIIU 6619.
- Que, al 31 de diciembre del año anterior, haya reportado ingresos totales iguales o superiores a 3.000 SMLMV o Activos iguales o superiores a 5.000 SMLMV.
¿Quién es el encargado de monitorear y auditar el cumplimiento del programa de transparencia y ética empresarial?
El responsable de supervisar y auditar el cumplimiento del Programa de Transparencia y Ética Empresarial suele ser el Oficial de Cumplimiento. Este profesional, designado por la empresa, tiene la responsabilidad de asegurar que todas las políticas y procedimientos del programa se implementen de manera efectiva y se cumplan en todos los niveles de la organización.
La función del revisor fiscal en un PTEE
Su función abarca desde la identificación y evaluación de riesgos hasta la revisión y mejora continua del programa. Además, el Oficial de Cumplimiento actúa como un punto de contacto para consultas y denuncias relacionadas con ética y cumplimiento normativo dentro de la empresa.
La revisoría fiscal es un ente externo que realiza auditoria al Programa de Transparencia y Ética Empresarial. Su función básica es revisar el cumplimiento de las disposiciones de la Circular Externa 100-000011 del 9 de agosto de 2021 y sus normas reglamentarias.
Implementación del programa de cumplimiento en transparencia y ética empresarial
Un buen Programa de Transparencia y Ética Empresarial debe contener medidas, políticas, procedimientos para prevenir, identificar-detectar, controlar y corregir – mitigar situaciones que tengan la potencialidad de convertirse en una práctica de corrupción o soborno transnacional.
Elementos del programa de transparencia y ética empresarial
1. Diseño y Aprobación El diseño del Programa de Transparencia y Ética Empresarial, corresponde a los líderes de los procesos de las empresas obligadas, quienes deben con asesoría del Oficial de Cumplimiento determinar en primer lugar cuáles son los riesgos de corrupción y soborno en su proceso, luego valorar el riesgo inherente, posteriormente establecer controles para mitigarlo, también establecer acciones y cumplir para reducir los riesgos de corrupción y soborno en su proceso.Dentro del contenido del Programa de Ética y Transparencia Empresarial, se puede implementar como política dentro del manual de transparencia y ética empresarial.
Manual de transparencia y ética empresarial
- Análisis de riesgos y matrices de riesgo.
- Delegación de competencias, funciones y responsabilidades a los encargados de implementar, gestionar y supervisar el sistema.
- Recopilación de las normativas internas para prevenir y mitigar los riesgos de corrupción y soborno transnacional, así como los principios y valores éticos que guían las operaciones comerciales de la empresa con integridad, transparencia y honestidad.
- Elaboración de protocolos para las relaciones con diversas partes interesadas, incluidos clientes, proveedores, competidores, accionistas, empresas de consorcios, empresas conjuntas y otros representantes.
- Secciones que regulan la entrega o recepción de regalos o beneficios a terceros, remuneraciones y comisiones para empleados y contratistas, gastos relacionados con alimentación, alojamiento y viajes, contribuciones electorales, donaciones y patrocinios.
La aprobación del Programa de Transparencia y Ética Empresarial, es de competencia del máximo órgano social; es decir, la Asamblea General de Accionistas o de la Junta Directiva si la sociedad la tiene implementada.
2. Auditoría del Cumplimiento del Programa de Transparencia y Ética Empresarial Se deben programar reuniones periódicas para que una vez implementado el Programa, se pueda realizar una verdadera función de seguimiento y control al Programa y determinar que más acciones se deben realizar para mitigar los riesgos de Corrupción y Soborno.
3. Divulgación y Capacitación La empresa obligada, debe diseñar una estrategia de divulgación del Programa de Transparencia y Ética Empresarial, que permita a sus empleados, contratistas, proveedores, clientes y al público en general sus valores éticos y las consecuencias de su incumplimiento. Se puede divulgar en cualquier medio, como páginas webs, intranet, entre otros medios.La capacitación posterior a la divulgación del programa de Transparencia y Ética Empresarial es vital para cumplir con los propósitos de la norma, en el sentido que los empleados y todas las partes relacionadas con la empresa, deben tener básicos conocimientos del Programa de Transparencia y Ética Empresarial, sus fines y propósitos. Por otro lado, se debe realizar una evaluación por cualquier medio para determinar el grado de conocimiento de quienes fueron capacitados, esto con el fin de garantizar el aprendizaje y conocimiento de la norma.
Etapas del programa de transparencia y ética empresarial
- Identificación del Riesgo Por cada empresa obligada, se debe determinar teniendo en cuenta su mapa de procesos, los riesgos que tienen en cuanto a corrupción y soborno. Dentro de estos riesgos tenemos: a) Riesgo País – índice de corrupción del país donde se desarrolla el objeto. b) Riesgo Sectores Económicos – Existen sectores con mayores probabilidades de ocurrencia de los riesgos de corrupción y soborno y son: salud humana, minero-energético, servicios públicos, obras de infraestructura y farmacéutico y c) Riesgos de Terceros – contratistas y sociedades subordinadas.
- Medición o Evaluación de los Riesgos Se debe realizar una evaluación de los riesgos de corrupción y soborno, donde se determine frecuencia de la ocurrencia del riesgo con severidad, para determinar los impactos negativos que se generarían en la empresa.
- Control y Monitoreo de los Riesgos Se deben realizar reuniones periódicas de verificación a los controles utilizados para mitigar los riesgos de CO y SO.
Informe de practicas empresariales supersociedades
El informe 42 o de prácticas empresariales que las sociedad vigiladas por la Superintendencia de Sociedades deben rendir anualmente a esta entidad, busca conocer las actividades de las sociedades vigiladas, si tienen junta directiva o no y otros comportamientos societarios para un mejor control de la citada Superintendencia.
¿Qué dice la normatividad en Colombia?
Es primordial conocer los antecedentes de las normas como ya se pudo examinar en este documento. Por tal motivo la Superintendencia de Sociedades, expidió la Circular Externa No. 100-000011 del 9 de agosto de 2021, que realizó una modificación integral a la Circular Externa No. 100-000003 del 26 de julio de 2016 y adición del Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica de 2017.
Esta norma tiene fundamentos en el artículo 2° de la Ley 1778 de 2016, que dice:
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“ARTÍCULO 2°. Responsabilidad administrativa de las personas jurídicas. Las personas jurídicas que por medio de uno o varios: (i) empleados, (ii) contratistas, (iii) administradores, o (iv) asociados, propios o de cualquier persona jurídica subordinada den, ofrezcan, o prometan, a un servidor público extranjero, directa o indirectamente: (i) sumas de dinero, (ii) cualquier objeto de valor pecuniario u (iii) otro beneficio o utilidad, a cambio de que el servidor público extranjero; realice, omita, o retarde, cualquier acto relacionado con el ejercicio de sus funciones y en relación con un negocio o transacción internacional. Dichas personas serán sancionadas administrativamente en los términos establecidos por esta ley, sin perjuicio de la responsabilidad penal a la que haya lugar para el representante legal de la persona jurídica. Las entidades que tengan la calidad de matrices, conforme al régimen previsto en la Ley 222 de 1995 o la norma que la modifique o sustituya, serán responsables y serán sancionadas, en el evento de que una de sus subordinadas incurra en alguna de las conductas enunciadas en el inciso primero de este Articulo, con el consentimiento o la tolerancia de la matriz. También serán responsables y sancionadas las subordinadas cuando su (i) matriz o (ii) cualquier otra persona jurídica que sea parte del mismo grupo empresarial o que sea controlada directa o indirectamente por la matriz, incurra en alguna de las conductas enunciadas en el inciso primero de este Articulo, en beneficio de las subordinadas.
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PARAGRAFO 1. Para los efectos de lo dispuesto en el presente Artículo, se considera servidor público extranjero toda persona que tenga un cargo legislativo, administrativo o judicial en un Estado, sus subdivisiones políticas o autoridades locales, o una jurisdicción extranjera, sin importar si el individuo hubiere sido nombrado o elegido. También se considera servidor público extranjero toda persona que ejerza una función publica para un Estado, sus subdivisiones políticas o autoridades locales, o en una jurisdicción extranjera, sea dentro de un organismo público, o de una empresa del Estado o una entidad cuyo poder de decisión se encuentre sometido a la voluntad del Estado, sus subdivisiones políticas o autoridades locales, o de una jurisdicción extranjera. Igualmente, se entenderá que ostenta la referida calidad cualquier funcionario o agente de una organización publica internacional.
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PARAGRAFO 2. Lo previsto en esta Ley para las personas jurídicas e extenderá a las sucursales de sociedades que operen en el exterior, así como a las empresas industriales y comerciales del Estado, sociedades en las que el Estado tenga participación y sociedades de economía mixta.
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PARAGRAFO 3. Lo previsto en el presente Artículo no se aplica cuando la conducta haya sido realizada por un asociado que no detente el control de la persona jurídica. (Modificado por el Art. 19 de la Ley 2195 de 2022)”.
La responsabilidad administrativa de las personas jurídicas, se investigará y sancionará por la SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES para las entidades vigiladas por dicha entidad. Los demás organismos de control (otras superintendencias) son competentes para investigar y juzgar a sus sujetos obligados.
