Seguramente has escuchado sobre el cargo del oficial de cumplimiento, pero, ¿sabes en realidad cuales son sus funciones y qué papel cumple en el ámbito empresarial? El oficial de cumplimiento se encarga de realizar el seguimiento y control del sistema SAGRILAFT y del Programa de Transparencia y Ética Empresarial.
Es el responsable, pero no el único que debe velar por que la empresa no incurra en riesgos de LA/FT/FPAD, corrupción y soborno transnacional.
¿Que es un oficial de cumplimiento?
Es una persona natural que ejerce un cargo no administrativo, puede ser interno o externo a la empresa obligada y es quien realiza una gestión integral del riesgo para buscar la materialización de los mismos.
¿Quién es el oficial de cumplimiento?
Es la persona que las normas Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020 y la Circular Externa 100-000011 del 9 de agosto de 2021, señala como facilitador y responsable de mantener el sistema SAGRILAFT y el Programa de Transparencia y Ética Empresarial.
Debe realizar informes de las gestiones realizadas en la empresa obligada a través de los Informes 50, 52 y 58 de la Superintendencia de Sociedades.
También es el responsable de reportar ROS (reporte de operaciones sospechosas) y AROS (ausencia de operaciones sospechosas) ante la UIAF.
El cargo de oficial de cumplimiento
Este cargo se designa por el máximo órgano social de la empresa obligada, puede ser por la Asamblea General de Accionistas o por la Junta Directiva, en caso de tener esta instancia definida en los estatutos sociales. Las normas de prevención de riesgos (SAGRILAFT) y del Programa de Transparencia y Ética Empresarial que profirió la Superintendencia de Sociedades estableció está figura que permite realizar una seguimiento con un responsable de que no se materialice el riesgo en los sujetos obligados.
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Perfil de un oficial de cumplimiento
Según las normas de la Superintendencia de Sociedades el Oficial de Cumplimiento, debe ser un profesional, con conocimientos en prevención del riesgo, en sistemas de riesgos LA/FT/FPADM, poseer un diplomado, especialización, curso u otros sobre la materia, tener mínimo 6 meses de experiencia en temas de prevención de riesgos LA/FT/FPADM y estar domiciliado en Colombia
Requisitos para ser oficial de cumplimiento
Existen algunos requisitos que debe cumplir una persona para desempeñarse como oficial de cumplimiento, veamos cuáles son:
- Ser colombiano
- Tener estudios sobre la materia de prevención de riesgos LA/FT/FPADM
- Tener experiencia de mínimo 6 meses en prevención de riesgos LA/FT/FPADM
- Ser profesional
¿De qué se encarga el oficial de cumplimiento? El oficial de cumplimiento y sus funciones
Aunque la función principal del oficial de cumplimiento es administrar los riesgos en una entidad con el fin de prevenirlos, para lograrlo se deben realizar diferentes funciones que son necesarias para realizar su trabajo de manera exitosa.
- Gozar de la capacidad de tomar decisiones para gestionar el Riesgo LA/FT/FPADM y tener comunicación directa con, y depender directamente de, la junta directiva o el máximo órgano social en caso de que no exista junta directiva.
- Contar con conocimientos suficientes en materia de administración de riesgos y entender el giro ordinario de las actividades de la Empresa, de conformidad con lo establecido en el numeral 5.1.2. del presente Capítulo X.
- Contar con el apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el Riesgo LA/FT/FPADM y el tamaño de la Empresa Obligada.
- No pertenecer a la administración o a los órganos sociales, ni de auditoría o control interno o externo (revisor fiscal o vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerce esta función, si es el caso) o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la Empresa Obligada.
- No fungir como Oficial de Cumplimiento en más de diez (10) Empresas Obligadas.
- Para fungir como Oficial de Cumplimiento de más de una Empresa Obligada, (i) el Oficial de Cumplimiento deberá certificar; y (ii) el órgano que designe al Oficial de Cumplimiento deberá verificar, que el Oficial de Cumplimiento no actúa como tal en Empresas que compiten entre sí.
- Cuando el Oficial de Cumplimiento no se encuentre vinculado laboralmente a la Empresa Obligada, esta persona natural y la persona jurídica a la que esté vinculado, si es el caso, deberán demostrar que en sus actividades profesionales cumplen con las medidas mínimas establecidas en la sección 5.3.1 (Debida Diligencia) de este Capítulo X.
- Cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, el Oficial de Cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para todas las Empresas que conforman el grupo o conglomerado, independientemente del número de Empresas que lo conformen.
¿Qué son los Reportes a la UIAF?
La UIAF es la Unidad de Investigación de Análisis Financiero creada en 1999 con el objetivo de prevenir, detectar y luchar contra el Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LA/FT/FPADM).
Esto se hace mediante consolidación de la información obtenida de los empresarios colombianos –Reporte de Operaciones Sospechosas en el SIREL– a través de sus Oficiales de Cumplimiento, con el fin de reportar dicha información ante la Fiscalía General de la Nación.
¿Quién se encarga de los reportes a la UIAF?
Si el sujeto obligado es de tener un sistema SAGRILAFT, es el Oficial de Cumplimiento. Si la empresa está sujeta al régimen de medidas mínimas lo realiza el Representante Legal.
Para reportar ante la UIAF, el oficial de cumplimiento debe hacerlo a través del SIREL y para ingresar a este sistema debe solicitar a la UIAF su usuario y contraseña.
Oficial de Cumplimiento suplente
Ten en cuenta que existe un suplente de este cargo quien es el encargado de asumir el cargo en caso de llegar a ausentarse el titular y solo podrá reemplazarlo por un término máximo de tres (3) meses. Relacionado lo anteriormente descrito, las condiciones y cualidades que se requieren para una persona que entra a cumplir la labor de “oficial de cumplimiento”, deben ser las mismas que se requieren para aquel que sea el titular del puesto.
¿Quién designa al oficial de cumplimiento?
Las empresas obligadas a implementar SAGRILAFT, deben contar con la figura del oficial de cumplimiento, es decir, con un profesional capacitado y con experiencia en la administración de riesgos LA/FT. De acuerdo con la Supersociedades, la junta directiva o el máximo órgano social de una empresa será el encargado de designar a la persona que desempeñará este rol.
