¿Sabes qué es la Debida Diligencia?, en el sistema de gestión de riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo, esta es esencial para conocer y evaluar a las contrapartes actuales y potenciales de una organización o empresa. Esta verificación permite prevenir la implicación en casos de LA/FT/FPADM al identificar riesgos relacionados.
¿Qué es la debida diligencia?
La Debida Diligencia implica la comprobación de las contrapartes en términos de lavado de activos, financiación del terrorismo y proliferación de armas de destrucción masiva. Este proceso es crucial para evitar riesgos legales, reputacionales y operativos, y desempeña un papel fundamental en la lucha contra los delitos financieros y otros derivados.
¿Quiénes son las contrapartes?
Las contrapartes son personas naturales o jurídicas que mantienen algún tipo de vínculo con una organización, ya sea comercial, legal o contractual. Todas ellas representan un riesgo potencial de lavado de dinero y financiación del terrorismo, por lo tanto, es crucial conocerlas y evaluar su perfil de riesgo, teniendo en cuenta su actividad económica, entre otros datos relevantes.
Las contrapartes pueden incluir:
- Clientes: aquellos que adquieren productos o servicios de la empresa y realizan pagos por ellos.
- Proveedores: entidades que suministran bienes o servicios necesarios para el funcionamiento de la organización.
- Empleados: personal de la empresa que también puede representar un riesgo LAFT. Es fundamental conocerlos en detalle y establecer controles adecuados para mitigar dicho riesgo.
- Accionistas o socios: personas que poseen acciones o participaciones en la organización, siendo importante conocer el origen de los recursos que invierten.
- Contratistas: individuos o entidades que tienen una relación contractual con la organización, aunque no sean empleados directos. Es esencial evaluar su perfil de riesgo LAFT y su impacto potencial en la empresa.
- Comunidad: son las personas quienes por temas de vecindad o interés tienen relación directa o indirecta con una empresa.
Importancia de la debida diligencia
La Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) enfatiza la importancia de que las entidades cuenten con un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de sus contrapartes actuales y potenciales, así como de verificar la información y documentación relacionada. Esto abarca tanto a personas naturales como jurídicas con las que la entidad mantiene una relación contractual o legal.
Además de ser una medida preventiva contra actividades ilícitas, esto constituye una precaución y protección para la reputación e imagen de la empresa. Se convierte en una herramienta para tomar decisiones informadas.
Es importante destacar que los requisitos para la debida diligencia varían según el sector al que pertenezcan las personas naturales o jurídicas obligadas a cumplir con estas normas de prevención contra el lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT).
La verificación en listas restrictivas, que es una parte clave en la prevención de LA/FT, implica un proceso que requiere atención minuciosa y la validación en diversas fuentes y listas. Esto puede resultar tedioso y demandar un considerable esfuerzo de trabajo.
Por otro lado, recuerda que en el contexto de la debida diligencia, el no cumplimiento de las obligaciones legales y regulatorias relacionadas con la verificación y comprobación de la identidad de los clientes puede resultar en sanciones financieras significativas.
El deber de debida diligencia
Los procedimientos de debida diligencia en el conocimiento del cliente que los notarios deben aplicar están contemplados en el Manual para la Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo (LA/FT).
Cuando nos preguntamos qué es la debida diligencia LA/FT, hablamos de un proceso de investigación que permite a las empresas obtener información previa sobre sus clientes o contrapartes. Este proceso es obligatorio en diferentes sectores, entre ellos:
- Salud
- Financiero
- Solidario
- Comercio y empresas sujetas a inspección
- Vigilancia y control
La realización de este proceso se debe a los riesgos asociados a actividades ilícitas como el lavado de activos, financiamiento del terrorismo (LA/FT), así como contrabando y tráfico. Estos riesgos pueden provenir de terceros externos a la compañía, como clientes, proveedores, entre otros.
Debida Diligencia del Cliente
La debida diligencia del cliente (DDC) es un procedimiento mediante el cual las empresas buscan obtener información crucial sobre sus clientes para garantizar su autenticidad. Este proceso implica la verificación y comprobación de la identidad y antecedentes como parte de la evaluación de riesgos.
La DDC, al igual que otros procesos como el Conoce a Tu Cliente (KYC) y el Anti-Lavado de Dinero (AML), es un requisito legal en determinadas industrias, especialmente en el sector bancario y las entidades financieras, quienes deben cumplir con las regulaciones de DDC para evitar posibles sanciones.
Etapas de la debida diligencia
¿Qué es la debida diligencia en el conocimiento del cliente? Esta consta de las etapas de identificación, verificación y monitoreo. La realización parcial o total de cada una de dichas etapas se encuentra en función de los riesgos que se haya detectado
- La identificación: Permite obtener la información principal a efectos de establecer la identidad de un cliente y beneficiario final, de ser el caso.
- Verificación: Consiste en asegurarse que sus clientes fueron debidamente identificados, debiendo dejar constancia documental de ello.
- El monitoreo: Tiene por propósito el asegurar que las operaciones que ejecutan sus clientes sean compatibles con lo establecido en el perfil del cliente que resulte de los documentos y declaraciones que el mismo cliente presente o formule.
Este proceso debe llevarse a cabo con el objetivo de evaluar a nuestra contraparte desde una perspectiva de prevención de riesgos y su relevancia. Para lograrlo, es fundamental adoptar las siguientes medidas:
- Identificar a nuestra contraparte utilizando información precisa y veraz proveniente de fuentes confiables.
- Investigar y conocer la información y datos del beneficiario final de la contraparte.
- En el caso de contrapartes que sean personas jurídicas, es necesario comprender la estructura de la empresa, identificar a los beneficiarios involucrados y obtener sus datos de identificación. Las medidas adoptadas deben estar acorde con el nivel de riesgo y la relevancia de acuerdo a la naturaleza de los socios.
- Obtener y comprender la información necesaria en cualquier momento durante la relación comercial.
- Realizar este proceso de forma continua y constante, teniendo en cuenta todas las transacciones y operaciones comerciales realizadas con la contraparte. Se debe evaluar los perfiles de riesgo y considerar las fuentes de los fondos involucrados.
Al llevar a cabo estas acciones, estaremos fortaleciendo nuestros esfuerzos en la prevención de riesgos y asegurando un manejo responsable de nuestras relaciones comerciales.
Debida diligencia ampliada o intensificada
La Debida Diligencia Ampliada implica ir más allá del simple cumplimiento normativo en el proceso de Debida Diligencia. Consiste en realizar un análisis exhaustivo de clientes y contrapartes, utilizando diversas fuentes de información nacionales e internacionales para obtener indicios o confirmar señales de alerta. Este enfoque busca obtener una visión más completa y detallada de las personas o entidades con las que se establecen relaciones comerciales o legales, permitiendo una evaluación más precisa de los riesgos asociados.
Es un conjunto de políticas, procedimientos y medidas de control interno diseñadas para clientes clasificados como de alto riesgo. Estas medidas son más rigurosas, exhaustivas y exigentes, y son implementadas por los sujetos obligados en cumplimiento del enfoque basado en riesgo. El objetivo es garantizar un nivel de control más efectivo y profundo, en línea con las regulaciones establecidas en el Instructivo para la Prevención, Detección y Control del Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.
Ahora que conoces los aspectos generales a tener en cuenta, es fundamental que tengas en cuenta la posibilidad de adoptar un diseño o plantilla que se ajuste a tus preferencias, siempre teniendo en mente la recolección de la información necesaria de tu contraparte.
En el caso de las empresas obligadas a llevar a cabo la debida diligencia, es importante tener en cuenta que deberán informar dicha información siempre que la Superintendencia de Sociedades lo requiera.
Este proceso debe realizarse al menos una vez cada dos años o según las fechas establecidas por la empresa. Además, la relación con la contraparte debe ser aprobada y verificada por la persona responsable de la empresa, de acuerdo con la política de Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LA/FT/FPADM). En caso de que la empresa obligada no pueda llevar a cabo la debida diligencia de manera satisfactoria, se debe evaluar la posibilidad de cancelar la relación contractual o reportar la operación como sospechosa.
