Si te has preguntado qué es compliance o cultura de cumplimiento, debes saber que este se ha convertido, cada vez más, en un elemento de gran importancia para las empresas y organizaciones, es por eso que en MAbogados te contamos qué es compliance para las empresas actuales y el motivo de su relevancia. El cumplimiento legal es un concepto muy ligado al de gestión de riesgos, que se originó en el ámbito legal pero que actualmente abarca muchos más aspectos.
Definición de compliance o cumplimiento legal
Una definición precisa de qué es compliance, según la World Compliance Association, es un conjunto de procedimientos y buenas prácticas que las organizaciones adoptan con el fin de “identificar y clasificar los riesgos operativos y legales a los que se enfrentan y establecer mecanismos internos de prevención, gestión, control y reacción frente a los mismos”.
El cumplimiento se considera una función específica dentro de las empresas, la cual busca detectar y gestionar los riesgos asociados al incumplimiento de las obligaciones regulatorias bajo las que opera; esto debido a que el incumplimiento de una ley, o de determinada normativa, puede suponer la pérdida de reputación de una compañía, así como generar sanciones económicas o la exclusión de licitaciones o subvenciones públicas, entre otras.
Es así como el Compliance ha dejado de ser una opción para muchas organizaciones y ha pasado a ser un requisito a integrar dentro de su estrategia y estructuras internas a fin de dar cumplimientos a los preceptos legales o bien poder protegerse ante situaciones de riesgo que pondrían en serios problemas la estabilidad y continuidad de la actividad de la organización.
Compliance: los tipos que existen
Aunque en la cultura de cumplimiento apuntan al mismo objetivo, tienen enfoques particulares:
Compliance legal
El compliance legal es un conjunto de políticas, procedimientos y prácticas diseñados para garantizar que una organización cumpla con las leyes, regulaciones y estándares éticos aplicables a su sector.
El objetivo del compliance legal es prevenir y detectar infracciones legales o éticas, y mitigar el riesgo de sanciones, multas o daños reputacionales. Esto implica establecer un programa integral de cumplimiento, que incluya la capacitación de los empleados, la identificación de riesgos, la implementación de controles internos y la evaluación continua del desempeño del programa. Un enfoque efectivo de compliance legal no solo protege a la organización, sino que también mejora su reputación y fortalece la confianza de sus partes interesadas.
Este es un compromiso adquirido por una empresa u organización para cumplir con las obligaciones derivadas de su actividad, no solo aquellas referentes a las leyes y normativas legales en materia laboral, civil, penal o mercantil, sino también con todas aquellas normas internas y buenas prácticas empresariales que la empresa haya impulsado de manera voluntaria.
Compliance fiscal
Así como el compliance legal este tiene como objetivo principal evitar y prevenir los riesgos económicos y legales dentro de su actividad comercial, sin embargo, en este caso, enfocado en los deberes tributarios. Sin importar el tamaño de una empresa o el nivel de facturación, en el contexto actual el cumplimiento de los requisitos y responsabilidades fiscales es un aspecto crucial.
Función de compliance
La función de la cultura compliance es establecer estándares y procedimientos adecuados para evitar incumplimientos y riesgos para la misma. Otras funciones principales son:
- Identificar los riesgos de incumplimiento a los que se enfrenta una empresa y asesorar sobre ellas.
- Desarrollar y mantener políticas y procedimientos de cumplimiento.
- Monitorear y revisar regularmente el programa de cumplimiento para asegurar su eficacia.
- Informar a la alta dirección sobre el desempeño del programa de cumplimiento y los riesgos identificados.
- Realizar investigaciones internas en caso de infracciones legales o éticas y tomar medidas correctivas necesarias.
- Establecer y mantener relaciones con reguladores y autoridades de cumplimiento.
- Asesorar a la empresa sobre las normas y los controles a los que está sometida.
Niveles de cumplimiento
El cumplimiento en el área de compliance de una empresa puede ser evaluado en diferentes niveles, algunos de los cuales incluyen:
Cumplimiento de normas externas
El cumplimiento de normas externas es una responsabilidad clave del área de compliance de una empresa, que implica asegurar que se cumplan todas las leyes y regulaciones aplicables. Es importante tener un programa sólido de cumplimiento que incluya políticas claras, capacitación de empleados y monitoreo regular para evitar consecuencias graves, como multas y daños a la reputación.
Cumplimiento de normas internas
El cumplimiento de normas internas es importante en el área de compliance de una empresa y consiste en asegurar que se cumplan las políticas y procedimientos internos, códigos éticos y de conducta. Se deben establecer políticas claras, monitorear regularmente el cumplimiento y tomar medidas correctivas en caso de incumplimiento para evitar consecuencias graves.
Sistema de control interno
El sistema de control interno en el compliance de una empresa consiste en políticas, prácticas y procedimientos diseñados para garantizar el cumplimiento de objetivos y regulaciones. Incluye la evaluación y gestión de riesgos, la prevención de violaciones, el monitoreo de los controles internos, la capacitación y la comunicación efectiva. Ayuda a prevenir el fraude y proteger la reputación de la empresa.
Compliance: su objetivo
Para entender mejor qué es compliance, veamos con detalle cuál es su objetivo. El compliance se encarga de asegurarse de que una empresa o entidad y sus colaboradores desarrollen su actividad de acuerdo a las leyes, reglamentos, normas y prácticas éticas que se aplican a su sector e industria. Por lo tanto, se debe garantizar el cumplimiento normativo de la empresa desde la gestión de regulaciones externas y políticas internas hasta la capacitación integral de los empleados.
Según lo anterior, el objetivo principal del compliance es la detección, prevención, reporte y resolución de conflictos. Estos pueden ser derivados de la actividad financiera, malas conductas, negligencia, falta de cumplimiento de leyes, entre otros.
¿Por qué implementar una cultura compliance?
El entorno legislativo en el que la empresa desarrolla sus actividades es cada vez más abundante y complejo. El nivel de beligerancia de las autoridades y organismos regulatorios es cada vez mayor y el impacto de la regulación es más intenso que nunca.
Los riesgos a prevenir son aquellos que conllevan consecuencias como el daño reputacional, la imposición de importantes multas y sanciones, las pérdidas de negocio por contratos no ejecutables o la exclusión de licitaciones o subvenciones públicas, entre otras. Implementar esta metodología en la organización funciona como la primera línea de defensa ante malas prácticas internas.
El compliance sirve para evitar, por ejemplo:
- Multas económicas, por ejemplo, por no acatar las leyes de protección al empleado;
- Disolución de la persona jurídica;
- Suspensión de la actividad comercial;
- Clausura de oficinas o locales;
- Prohibición temporal de realizar actividad comercial;
Por estas razones y otras de las que hablaremos a continuación, es importante conocer, adquirir e implementar una cultura de cumplimiento dentro de la organización, así no solo protege el negocio, sino que también encuentra oportunidades para ayudar a la compañía a alcanzar sus objetivos de ventas y crecimiento.
